Die Telko - 7 Tipps für eine erfolgreiche Telefonkonferenz

Telefonkonferenzen sind heute fester Bestandteil des Büroalltags. Es ist jedoch auch Alltag in vielen Betrieben, dass die sogenannten Telkos keinen wirklich effizienten Einfluss auf die Arbeit haben und oft ohne Ergebnis bleiben. Doch das muss nicht sein. Wir haben sieben Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Ihre nächste Telefonkonferenz mit Sicherheit zum Erfolg wird.

Es kann so einiges bei einer Telefonkonferenz schief gehen. Das ein oder andere lustige oder auch nervige Erlebnis werden Sie sicherlich auch schon mal gehabt haben. Vielleicht kennen Sie eine der folgenden Situationen selbst?

Natürlich handelt es sich hier um eine überspitzte Darstellung. Dennoch: Einige der dargestellten Probleme bei Telefonkonferenzen treten auch in Ihrem Arbeitsalltag immer wieder auf und bremsen Ihre Produktivität. Aber wenn Sie unsere Tipps und Tricks umsetzen, gelingt auch Ihnen eine effiziente Telko und bringt so Ihre Unternehmung voran!

1. Technische Voraussetzungen

„Ich bin rausgeflogen“ oder „Meine Einwahldaten haben nicht funktioniert“ sind sicherlich zwei der meist genutzten Entschuldigungen für das Zuspätkommen oder Unterbrechen einer Telefonkonferenz. Denn für viele ist die Technik noch ein unbezwingbarer und unberechenbarer Feind, den man nicht so einfach überwinden kann. Dabei ist das Einwählen - und vor allem „drinnen bleiben“ - bei einer Telko mit der richtigen technischen Vorbereitung gar nicht so schwer:

• Verbindungscheck: Gerade bei Internettelefonie kann es zu Verbindungsproblemen kommen. Deshalb empfiehlt es sich, im Vorfeld der Telefonkonferenz einen Verbindungscheck durchzuführen, um zu prüfen, ob die Ihnen zur Verfügung stehende Bandbreite ausreicht. Eine grundsätzliche Richtlinie sind hier 150 kBit/s im Up- und Downstream, die für ein Telefonat benötigt werden.
• Einwähldaten: Halten Sie die richtigen Einwähldaten (Raumnummer + PIN) für die Telko bereit. Diese sind meistens in der Einladungsmail enthalten und lassen sich so bei Cloud-Telefonie per „copy & paste“ einfach übertragen. Kontrollieren Sie im Vorfeld, ob Sie auf dem aktuellsten Stand der Einladung sind und ob Sie den richtigen Link ausgewählt haben.
• Rechtzeitig beginnen: Zu früh einwählen schadet nie. Kommt es wider Erwarten zu technischen Komplikationen, haben Sie genügend Zeit darauf zu reagieren und doch noch pünktlich zum virtuellen Meeting zu erscheinen. Läuft alles glatt, können Sie bis zum Terminbeginn noch anderen Aufgaben bearbeiten oder sich vorbereiten.

2. Inhaltliche Vorbereitung der Telefonkonferenz

Leider werden Telkos oft als kleine oder große Pause im Büroalltag betrachtet. Dabei sollte auch hier jeder Teilnehmer konzentriert sein und sich mit dem Thema befassen. Und das beinhaltet eine inhaltliche Vorbereitung. Bei den meisten Telefonkonferenzen wird im Vorfeld eine Agenda erstellt (zumindest sollte das so sein), mit der man sich gut vorbereiten kann. Fragen und Anliegen des eigenen Bereichs sollten schriftlich festgehalten werden, um während des Meetings nichts zu vergessen. Dabei sollte aber möglichst nur auf das eigentliche Thema eingegangen werden, um Abschweifungen zu verhindert, die seperat geklärt werden können.

Selbstverständlich müssen Sie nicht die ganze Zeit unter Strom am Hörer sein. In Ihren Mute-Zeiten kann man auch mit einem Kaffee in der Hand gut zuhören. Holen Sie sich diesen aber im Vorfeld und nicht während der Telko, um wichtige Inhalte nicht zu verpassen.

3. Die perfekte Umgebung

Vermutlich hat es jeder schon einmal erlebt: Das Bellen des Hundes oder nervige Tippgeräusche gleich auf mehreren Leitung verhindern die einwandfreie Kommunikation bei einer Telefonkonferenz. Überlegen Sie daher vorab, welches die richtige Umgebung für die Telko ist. Die wichtigsten Faktoren sind:

• Ruhe: Großraumbüros, Züge oder eine schlechte Freisprechanlage im Auto sorgen dafür, dass die Telefonkonferenz für alle Teilnehmer zu einem anstrengenden Termin wird. Ziehen Sie sich deshalb an einen Ort zurück, an dem Sie Ihre Gesprächspartner gut verstehen und ebenso gut verstanden werden.
• Verbindung: Ein ruhiger Platz an sich reicht nicht aus, um erfolgreich an einer Telefonkonferenz teilzunehmen. Wie oben erwähnt, ist eine gute Verbindung das A & O der Telko.

4. Struktur und Ordnung für die Agenda wichtig

In einer Telko geht nichts ohne Struktur und Ordnung: Dabei ist schon bei den Einladungen zu beachten, welche Kollegen wirklich für das Thema notwendig sind und welche nicht. Am besten ist es, mit der Einladung die Agenda zu verschicken, damit sich alle Teilnehmer vorbereiten können.

Der wohl wichtigste Faktor, wenn es um Struktur und Ordnung geht, ist der Moderator der Konferenz. Der Moderator ist meist der Initiator der Telko und hat in der Regel im Vorfeld die Einladungen verschickt und den virtuellen Raum gebucht.

Haben sich alle Teilnehmer erfolgreich eingewählt, beginnt der Moderator mit der Eröffnung. Dabei geht es kurz um die Frage, wer alles anwesend ist und ggf. um eine kurze Vorstellung von unbekannten Teilnehmern. Außerdem gehört eine kurze Einleitung des Telko-Themas dazu.

Danach hat der Gesprächsleiter die Aufgabe, die Agenda so strukturiert wie möglich abzuarbeiten. Es gehört auch zu seinen Aufgaben, den relevanten Kollegen das Wort zu erteilen oder aber zu entziehen. Währenddessen muss er oder sie immer auch die Zeit im Blick behalten! Telkos mit vielen Teilnehmern und wichtigen Themen haben häufig das Potenzial, den zeitlichen Rahmen zu sprengen.

Sind alle wesentlichen Inhalte besprochen, fasst der Moderator die Kernergebnisse zusammenfassen und nennt nochmals die weiteren Aufgaben und Schritte der Gesprächsteilnehmer.

5. Die Kommunikation in der Telko

Da es sich bei einer Telefonkonferenz und beim generellen Telefonieren um „reduzierte Kommunikation“ handelt, gelten hier besondere Regeln. Zwar fallen nonverbale Signale wie Gestik und Mimik weg, aber dennoch wirken sich Lächeln oder Ablenkung auf den Klang der Stimme aus und kommen beim Gesprächspartner an. Achten Sie deshalb darauf, auch bei Telkos so zu reden, als wären Ihre Kollegen mit Ihnen im Raum.

Zudem sollten die Teilnehmer vor dem Sprechen immer Ihren eigenen Namen nennen, da die verschiedenen Stimmen je nach Übertragungsqualität nicht so einfach zu unterscheiden sind.

Kein Bürotratsch! Es kann sein, dass Sie und Ihr Lieblingskollege sich als erste eingewählt haben und noch alleine sind. Ist dies der Fall, sollten Sie trotz der „scheinlichen“ Privatsphäre persönliche Gespräche oder sogar Lästereien vermeiden. Es ist nie sicher, ob unbemerkt jemand Drittes eingetreten ist, oder ob die gesamte Telko aufgezeichnet wird. Warten Sie also einfach geduldig auf die anderen Teilnehmer und verschieben Sie persönliche Anliegen auf den Feierabend.

6. Sicherheit

Die meisten Telkos innerhalb eines Unternehmens beinhalten sensible Daten und je höher die Führungsebene desto größer das Risiko ungewollter Mithörer. Die erste Sicherheitsmaßnahme ist die Vergabe von personalisierten PINs und einer Raumnummer an alle Teilnehmer. So können sich nur die eingeladenen Kolleginnen und Kollegen in die Telefonkonferenz einwählen.

Des Weiteren sollten Sie sich schon im Vorfeld bei Ihrem Anbieter über die Sicherheitsstandards informieren oder einen Vergleich durchführen. Dabei spielt der Ort und der Schutz des jeweiligen Rechenzentrums eine große Rolle.

7. Aus Fehlern lernen

Ob eine Telefonkonferenz erfolgreich war, merkt man meist schon unmittelbar danach. Sind neue Ziele gesetzt und Aufgaben verteilt worden? Können die Kollegen jetzt effizienter Ihrer Arbeit nachgehen? Ist dies nicht der Fall, analysieren Sie anhand der oben aufgelisteten Punkte, wo es noch Verbesserungspotenzial gibt.

In jedem Fall gilt: Eine Telefonkonferenz eignet sich nicht für jeden Betrieb, aber kann bei richtiger Struktur und Vorbereitung ein effizientes Hilfsmittel in Ihrem Berufsalltag sein.