7 Tipps für gute Teamkommunikation im Home-Office

Das Coronavirus breitet sich schnell aus. Zusammenkünfte von mehr als zwei Leuten untersagte die Bundesregierung zuletzt. Das heißt für viele Mitarbeiter: Ab ins Home-Office und von dort aus arbeiten. Die Kommunikation mit den Kollegen und verschiedenen Abteilungen gestaltet sich in dieser Situation schwieriger. In unserem Blogartikel verraten wir Ihnen neun Tipps, wie gute Team-Kommunikation im Home-Office gelingt.

Klare Orientierung

Eine klare Orientierung im Home-Office trägt zu einer besseren Arbeitsatmosphäre bei. Darunter zählt auch, dass Sie klare Regeln aufstellen und Absprachen treffen:

1. Konkrete Vorgaben

Um Ihren Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, besprechen Sie konkrete betriebliche Vorgaben: Wann beginnt die Arbeit im Home-Office und wann endet sie? Welche Abweichungen gibt es vom normalen Büroalltag? Was schreibt der Arbeitsschutz für Home Office vor? Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? All diese Vorgaben müssen Sie beachten und die Regelungen den Mitarbeitern kommunizieren.

2. An- und Abmelden während der Arbeitszeit

Damit Ihre Kollegen wissen, wer gerade erreichbar ist, ist es wichtig, dass sich jeder Mitarbeiter an- und abmeldet. Dazu gehört es bei Arbeitsbeginn, Feierabend und Pausen kurz Bescheid zu geben.

Konkrete Ansprechpartner festlegen

Für besondere Anliegen benennen Sie konkrete Ansprechpartner, an die sich Ihre Kollegen wenden. Ein Ansprechpartner wird zum einen zwar ernannt, um bei Fragen weiterzuhelfen, zum anderen fühlt sich derjenige für den Bereich automatisch verantwortlich und wird versuchen einen bestmöglichen Überblick zu behalten. Im besten Fall stellt dieser Ansprechpartner, nach Absprache mit dem Datenschutz, für dringende Anliegen seine Handynummer zur Verfügung. Eine andere Alternative bestmöglich vorbereitet zu sein: Erstellen Sie eine vollständige Kontaktliste mit allen Handynummern der Kollegen - nachdem Alle eingewilligt haben.

Wichtige Tools zur Kommunikation im Home Office

Sobald Sie Regeln für das Home-Office festgelegt haben, geht es an die Arbeit. Eine wesentliche Komponente aus dem Alltag im Büro fehlt jedoch bei der Heimarbeit: Die verbale Alltagskommunikation. Ob eine mündliche Information an den Sitznachbarn oder die Absprache im Meeting ? viele Infos werden im normalen Büroalltag scheinbar nebenbei weitergegeben. Das betrifft häufig auch Informationen zu wichtigen Aufgaben und Projekten. Um dieses Kommunikationsvakuum zu füllen, ist es gerade im Home-Office notwendig, dass Sie Ihre Arbeit transparent machen und weitere Schritte kommunizieren. Tools und Workflows helfen Ihnen die Arbeitsfortschritte Ihres Teams digital sichtbar zu machen.

Dazu steht Ihnen eine Auswahl an Kommunikations-Tools zur Verfügung, die den Alltag erleichtern -beispielsweise dievirtuelle Telefonanlage. Tools für das Projektmanagement sind Asana, Trello und Hive. Organisations-Tools wie Doodle oder Slack helfen Ihnen Termine zu finden und erleichtern die Zusammenarbeit. Neben Kommunikations- und Organisations-Tools, tragen auch Dienstleistungen wieCloudservices zum effizienten Arbeiten bei. Integrieren Sie ein neues Tool, sprechen Sie dies mit den Datenschutzbeauftragten ab und richten es entsprechend ein.

Gute Kommunikations-Balance

Besonders beim Austausch von sensiblen Informationen ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wer in welche Kanäle involviert ist und mitlesen kann. Für gute Kommunikation im Home-Office stellen Sie deshalb konkrete Regeln auf, welche Informationen ihr Team auf welchem Kanal teilt. Als roten Faden haben wir drei Faustregeln für Sie zusammengefasst:

1. Ist eine Angelegenheit dringend und komplex? Dann nutzen Sie direkte Kommunikation per Videocall oder Telefonat. Damit alle anderen auf dem neuesten Stand sind, ist es wichtig, die resultierenden Arbeitsergebnisse und Absprachen in einem Protokoll festzuhalten. Hinterlegen Sie die Informationen zum Beispiel im Projektmanagement-Tool.

2. Etwas ist dringend, aber nicht komplex? Nutzen Sie für einfache Informationen den Unternehmens-Chat. Sind die Informationen ebenfalls für andere Mitarbeiter wichtig, tragen Sie diese auch hier in ein Protokoll ein oder vermerken die Informationen in Ihrem Projekt-Tool. Wenn es wirklich dringend ist, greifen Sie zum Telefon.

3. Wenn ein Thema nicht dringend, jedoch komplex ist, kommunizieren Sie auf indirektem Weg. Geben Sie beispielsweise Feedback im Kommentarbereich eines Tools oder einem Google-Doc.

Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden

Gibt es wichtige Informationen, die alle Mitarbeiter betreffen, warten Sie nicht lange. Geben Sie die Infos direkt an Ihre Mitarbeiter weiter. Dazu zählen beispielsweise die Bekanntgabe von Maßnahmen oder Entscheidungen sowie wichtige Termine. In einem solchen Fall ist es ratsam, dass Sie eine E-Mail mit unternehmensinternen Informationen rund schicken. So fühlen sich Ihre Kollegen auch im Home-Office über aktuelle Entwicklungen gut informiert.

Wertschätzende Kommunikation

Ihr Team sollte darauf achten, dass die Kommunikation im Home-Office wertschätzend, respektvoll und konstruktiv bleibt. Denn bei geschriebenen Nachrichten kommen aufgrund des höheren Interpretationsspielraums und der fehlenden Gestik und Mimik häufiger Missverständnisse auf. Wenn Sie Kritik äußern oder sensibles Feedback geben, suchen Sie am besten das direkte Gespräch mit der betroffenen Person. Rufen Sie Ihren Mitarbeiter an oder senden Sie ihm eine Nachricht über den privaten Channel. Bei zu strenger öffentlicher Kritik ist es nicht unwahrscheinlich, dass der Mitarbeiter das Feedback persönlich nimmt und sich im schlimmsten Fall sogar gedemütigt fühlt. Eine andere Möglichkeit einen Mitarbeiter auf sensible Themen anzusprechen, ist ein Telefonat oder ein Videocall. Von Angesicht zu Angesicht lösen sich vermeintliche Konflikte schnell in Luft auf.