Die richtige Backup-Strategie für KMU

Die Sicherung von Daten ist heutzutage eine Kernaufgabe von Unternehmen. Ob Kunden- Mitarbeiter- oder Vertragsdaten. Kunden und Geschäftspartner erwarten eine langfristige und sichere Daten-Archivierung. Umso wichtiger, dass Sie wissen, wie Sie das Thema Backup-Management richtig angehen und wissen, welche Mittel und Lösungen für Ihr Unternehmen in Frage kommen.

Um wichtige und sensible Daten in Unternehmen zu sichern, sind unterschiedliche Maßnahmen und Strategien erforderlich:

Nicht nur eine digitale Angelegenheit

Bei dem Thema Datensicherheit und Backup Methoden geht der erste Gedanke in Richtung digitaler Daten. Hier sind vor allem Kunden- und Bankdaten im Fokus der Sicherheit. Doch auch einige nicht digitale Daten sind essentiell für unternehmerische Tätigkeiten. Durch äußere Einflüsse, wie beispielsweise Brand, Wasserschaden oder Diebstahl können sensible Daten unwiederbringlich zerstört werden oder verloren gehen. Ob wichtige Verträge, Versicherungspolicen oder Mitarbeiterunterlagen - ein ausreichender Schutz dieser Daten ist Aufgabe der Unternehmung.

Eine einfache und sichere Aufbewahrungsmöglichkeit ist ein feuer- und wasserdichter Safe. Experten raten dazu, diesen außerhalb der Büroräume aufzustellen, um auch professionellen Diebstahl vorzubeugen.

Methoden zur digitalen Datensicherung

Um zu entscheiden, welche Methoden und Speichermedien zum Einsatz kommen, müssen sich Unternehmen festlegen, in welchen zeitlichen Intervallen und Umfängen sie ihren Datenbestand sichern.

Vollsicherung: Bei der Vollsicherung wird der komplette Datenbestand des Rechners oder Systems auf einem Medium gespeichert. Dieser Prozess erfordert je nach Größe viel Zeit und nimmt hohe Speicherkapazitäten in Anspruch.
Inkrementelle Zuwachssicherung: Hier wird für das Delta zwischen letzter Datensicherung und aktuellem Zeitpunkt ein Backup erstellt. Üblicherweise erfolgt der inkrementelle Speicherungsprozess täglich.

Für welche Methode oder welchen Mix der Methoden sich das Unternehmen entscheidet, hängt von den internen Bestimmungen und Datenflüssen ab und muss im Einzelfall bestimmt werden. Experten empfehlen jedoch, eine Vollsicherung in großen zeitlichen Abständen durchzuführen (Woche/Monat) und in der Zwischenzeit die inkrementelle Zuwachssicherung zu nutzen.

USB-Stick

Für sehr kleine Speichermengen können USB-Sticks das richtige Medium sein. Bei sehr wichtigen Daten kann der Stick zum Beispiel an einem Schlüsselbund immer am Körper getragen oder in einem Safe verstaut werden. Die Mobilität des sogenannten Flash Drive ist allerdings auch der Nachteil. Verliert man das Speichermedium oder wird es gestohlen, können Dritte leicht auf die Daten zugreifen.

Dasselbe in groß: Die externe Festplatte

Die externe Festplatte bietet im Gegensatz zum USB Stick deutlich mehr Speicherkapazität und lässt sich trotzdem leicht transportieren und zum Beispiel in einem externen Safe unterbringen. Ist sie zudem noch mit einer Spiegelfunktion ausgestattet, werden die Daten doppelt gesichert. In dem Gehäuse sind zwei Festplatten (A und B) untergebracht. Speichert man die Daten auf der Festplatte A, „kopiert“ diese den Inhalt auch auf Festplatte B. Versagt die eine Festplatte, ist es immer noch möglich, die Daten zu sichern und erneut auf einem Datenträger zu speichern.

NAS - Network Attached Storage

Expertentipp

Sollten Sie sich für externe Festplatten entscheiden, empfehlen wir die Nutzung von mehreren Geräten. Eine für den täglichen Gebrauch, die Ihre Daten während der Nacht speichert.

Die andere Festplatte sollten Sie an einem sicheren Ort aufbewahren und regelmäßig aktualisieren.

NAS bezeichnet die Einbindung eines Speichermediums in ein vorhandenes Netzwerk. Das Gerät wird über Lan integriert und ist per Software ansteuerbar. Verschiedene Nutzer aus dem Netzwerk können nun Dateien abspeichern und einsehen. Diese Speichermethode wird meist im privaten Bereich genutzt, eignet sich aber auch für KMU und Startups mit regem internen Datenaustausch. Kollegen können benötigte Dateien auf dem NAS speichern und nach Belieben abrufen.

Der Klassiker: Das Band

Magnetbänder werden schon seit Jahrzehnten zur Datensicherung verwendet und sind auch heute noch ein gutes Mittel, um langfristig eine hohe Datenmenge zu speichern. Unter den richtigen Lagerbedingungen können Magnetbänder über viele Jahre hinweg archiviert werden. Zusätzlich lassen sich die Bänder einfach und vor allem preiswert lagern.

Das einzige Manko: Beim Datenabruf nehmen die Bänder viel Zeit in Anspruch und sind deutlich langsamer als zum Beispiel die Festplatte.

Die Cloud - Revolution der Datensicherung?

Aufbewahrungspflicht

Neben der unternehmerischen Intention der Datensicherung und -aufbewahrung gibt es auch durch das Gesetz bestimmte Aufbewahrungspflichten für spezielle Dateien. Diese werden unterteilt in steuerliche und rechtliche Punkte und müssen über Jahre hinweg im Unternehmen verweilen. Hier eine ausführliche Auflistung

Ob Dropbox, Apple oder Google - viele Tech-Unternehmen bieten Speicherplatz in der Cloud an. Doch eignen sich Cloud-Lösungen auch für den Business-Sektor?

Backups in der Cloud

Auch im gewerblichen Bereich gibt es viele Provider, die die Datensicherung für Unternehmen übernehmen möchten. Um Ihnen einen Überblick über Chancen und Risiken dieser Speichermethode zu geben, finden Sie im Folgenden eine Tabelle zu den Vor- und Nachteilen.

Vorteile	Nachteile
Kompletter Verzicht auf Hardware beim Unternehmen vor Ort.	Grundvoraussetzung ist eine stabile und schnelle Internetverbindung.
Unbegrenzter Speicherplatz bzw. Möglichkeiten der Erweiterung.	Großer Markt, deswegen schwierige Providerwahl.
Übersichtliche Kosten- und Anforderungsstruktur.	Wo ist der Standort des Rechenzentrums (Deutschland? Europa?)
Bei entsprechenden Provider hohe Sicherheit der Daten durch gut geschütztes Rechenzentrum.	Verlässlichkeit auf Provider: Können die Daten lange auf den Servern bleiben?
	Sicherheit: Was sind die Sicherheitsstandards? Wie ist der Übertragungsweg gesichert? Welchen Schutz des Rechenzentrums gibt es vor äußeren Einflüssen?

Arbeiten in der Cloud

Durch HomeOffice und Geschäftsreisen kann der Arbeitsplatz von Tag zu Tag stark variieren. Umso wichtiger, dass aktuelle Dateien von überall aus erreichbar sind. Hier sind Anbieter wie Google Docs oder Evernote die besten Möglichkeiten, wenn es darum geht, seine Ideen und Projekte kurzfristig in der Cloud abzulegen und Datenverlust zu verhindern.

Datensicherheit auch für unterwegs

In vielen Business-Bereichen ist das Handy heutzutage fast wichtiger als der Laptop oder PC. Ständige Erreichbarkeit und ein gut gefülltes Adressbuch sind gerade bei vertrieblichen Mitarbeitern das A&O einer erfolgreichen Arbeit. Auch der Kalender lagert sich zunehmend auf mobile Geräte aus, um Flexibilität und Kundennähe zu stärken. Da Smartphones und Co. häufiger von Sturz- und Wasserschäden sowie Verlust und Diebstahl betroffen sind, ist eine Datensicherung auch bei mobilen geräten unumgänglich.

Backup am PC: Lädt man das Handy während der Arbeit am PC oder Laptop auf, lässt sich schnell und einfach ein Backup erstellen. Das Problem hier ist, dass sich die Datenmenge mit der Zeit schnell anhäuft und man die älteren Backups regelmäßig löschen sollte, um Speicherplatz zu sparen.
Backup in der Cloud: Ein Backup über die Cloud ist die einfachere Methode; ab einer bestimmten Datenmenge aber meist nicht mehr kostenfrei. Hier werden alle Daten regelmäßig in der Cloud gespeichert und aktualisiert. Kommt das Smartphone abhanden, können die alten Daten auf das neue Gerät mit nur einem Klick automatisch übertragen werden.

Gerade für KMU geht es darum, das Thema Datensicherung so gut, schnell aber auch so sicher wie möglich abzudecken, da die personellen und finanziellen Ressourcen meist begrenzt sind. Umso wichtiger ist es deshalb, von Anfang an den Überblick über den Backup-Status zu haben und regelmäßige Speicherprozesse zu standardisieren.