Auswahl einer Telefonanlage: Darauf müssen KMU achten!

Wenn es um die Frage nach einer neuen Telekommunikationslösung für klein- und mittelständische Unternehmen geht, stehen diese oft einer großen Informationsflut gegenüber. Um alle Begriffe und Möglichkeiten richtig einzuordnen, finden Sie hier einige Punkte, die Sie beim Auswahlprozess Ihrer nächsten Telefonanlage unterstützen.

Analog, ISDN oder VOIP?

Die erste Frage, die es zu beantworten gilt, ist die nach der technischen Art der Telefonanlage. Hier muss man generell zwischen drei Anschlüssen unterscheiden:

1. Analoger Anschluss : Der analoge Anschluss ist die klassischste Variante unter Telefonanlagen. Die Signalübertragung erfolgt dabei über eine Telefondose, über die Telefon- und Faxgeräte sowie Modems angeschlossen werden können. Verfügt die Anlage insgesamt nur über eine Amtsleitung, haben alle internen Geräte die selbe Rufnummer und können nur einzeln genutzt werden. Das bedeutet, dass bei einem Telefonat weder das Modem noch das Faxgerät funktioniert. Der analoge Anschluss eignet sich in der heutigen Digitalität somit weder für den gewerblichen noch für den privaten Gebrauch.
2. ISDN Anschluss: Der ISDN (Integrated Service Digital Network)-Anschluss ist der aktuelle Standard in Deutschland. Hierbei erfolgt die Kommunikation aller Medien über ein digitales Netz. Ein ISDN-Modem wird an die Telefondose angeschlossen. Mit diesem Modem werden alle Endgeräte wie Telefon, Fax und Internetmodem verbunden und können parallel genutzt werden. Trotz der Fortschrittlichkeit im Gegensatz zum analogen Anschluss soll ISDN flächendeckend bis 2018 von VOIP abgelöst werden.
3. VoIP Anschluss: Bei Voice-over-IP verläuft die gesamte Kommunikation über eine Internetverbindung. Generell gibt es noch zwei Unterscheidungen innerhalb der IP-Telefonie:

• Softphones: Für die Nutzer von Softphones sind Mikrofon und ein Audioausgang am PC die einzigen Voraussetzungen. Die Telefonie und alle anderen Funktionen erfolgen über den, mit dem Internet verbundenen, Computer oder das mobile Endgerät.
• Hardphones: Hardphones sind optisch und funktionstechnisch wie herkömmliche Telefongeräte aufgebaut - verfügen aber über einen Netzwerkanschluss, der sie mit dem Internet verbindet.

Aufgrund der deutschlandweiten Abschaffung von ISDN und der größeren Funktionstiefe entscheidet sich die Mehrheit der Interessenten heute für einen VOIP-Anschluss.

Größe und Funktionsumfang - Was braucht Ihr KMU wirklich?

Die Frage nach dem passenden Anschluss lässt sich auch über die benötigten Funktionen, Anwendungen und Größe der gewünschten Telefonanlagen beantworten. Denn die meisten technischen Anforderungen können nur von VOIP bedient werden.

Zuerst sollten Sie analysieren wie viele Anschlüsse Sie insgesamt benötigen. Denken Sie dabei aber auch über den aktuellen Stand Ihrer Unternehmung hinaus und entscheiden Sie sich für Anbieter, die sich Ihren zukünftigen Anforderungen und Wachstumsplänen anpassen.

Haben Sie die Größe der Anlage ermittelt, können Sie sich gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern und Kollegen über die benötigten Funktionen austauschen. Hier werden wahrscheinlich viele Wünsche und Forderungen aufeinander treffen. Als Verantwortlicher eines klein- oder mittelständischen Unternehmens sollten Sie genauestens überlegen, welche Anwendungen auch wirklich genutzt werden und zur Produktivität des Unternehmens beitragen.

Ermutigen Sie Ihre Kollegen auch dazu neue Tools in Ihren Büroalltag zu integrieren. Funktionen wie „Click to Call“, bei der mit dem Klick am PC auf eine Telefonnummer direkt angerufen wird, sind für alle Teilnehmer eine große Zeitersparnis. Andere Funktionen, die je nach Unternehmen in Frage kommen können, sind:

• Telefonkonferenzen : Haben Sie mehrere Standorte können Telefonkonferenzen stark zur Effektivität beitragen. Kosten und Zeit für Geschäftsreisen entfallen und Sie können jederzeit und standortunabhängig mit allen Kollegen gleichzeitig in Kontakt treten. Prüfen Sie hier die Angebote auf beschränkte Teilnehmerzahlen oder andere Einschränkungen.
• Pick-Up, Hold und Makeln: Diese Funktionen gehören meist zum Standardrepertoir jedes Anbieters. Trotzdem sollten Ihre Mitarbeiter kurz geschult werden, um all diese Funktionen auch effektiv im Büroalltag einsetzen können.
• Gesprächsaufzeichnung: Möchten Sie Ihren Kundenservice optimieren, kann sich eine automatische Gesprächsaufzeichnung anbieten. Hier haben Sie die Möglichkeit, Kundengespräche über einen längeren Zeitraum hinweg zu analysieren. Achten Sie hier aber auf die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen.
• Mobiler Arbeitsplatz: Wenn Ihre Mitarbeiter auch von zu Hause oder unterwegs arbeiten und dabei mit Kollegen und Geschäftspartnern verbunden bleiben möchten, empfehlen sich Anbieter, bei denen die Nutzer auch von mobilen Endgeräten auf die Funktionen der Telefonanlage zurückgreifen können.

Selbstverständlich gibt es noch eine Menge weiterer Funktionsmöglichkeiten. Lassen Sie sich von einem Experten beraten, der auf all Ihre individuellen Wünsche eingeht

Kosten und Sicherheit

Die zentrale Frage während Ihres Auswahlprozesses sollte immer lauten:

Verbessert die Telefonanlage die Produktivität des Unternehmens und/oder werden die Kosten gesenkt?

Vor diesem Hintergrund sollten Sie auch die Ihnen unterbreiteten Angebote vergleichen. Sind alle gewünschten Funktionen enthalten und ist Ihr Berater auf Ihre individuellen Wünsche zu einem angemessenen Preis eingegangen?

Häufig macht die anfängliche Investition nur einen kleinen Teil der Gesamtkosten aus. Lassen Sie sich also nicht von einem günstigen Einstiegspreis blenden, sondern halten Sie auch die Folge- und Ausbaukosten im Blick.

In diesem Zusammenhang ist die Frage nach der Sicherheit Ihrer Daten und Kommunikationswege ein wichtiger Faktor Ihrer zukünftigen Telefonanlage. Gerade wenn es um sensible Kundendaten geht, ist ein sicherer Übertragungsweg extrem wichtig für die Seriosität von KMU. Aber höhere Sicherheit bedeutet auch höhere Kosten. Hier sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Berater entscheiden, welches Konzept am besten zu Ihrem Geschäft passt.

Haben Sie sich für die moderne Variante VoIP entschieden, müssen Sie vor der installation Ihr Firmennetzwerk bezüglich Geschwindigkeit und Stabilität überprüfen. Mit der zusätzlichen Belastung durch weiteren Datenaustausch kann es in Ihrem Netzwerk schnell zu Problem kommen. Darunter leidet in erster Linie die Sprachqualität bei der Telefonie sowie verzögerte Übertragungsgeschwindigkeiten bei Ihren anderen Endgeräten.

Die Alternative für Individualisten

Möchten Sie nicht auf standardisierte Lösungen im Bereich Cloud-Kommunikation zurückgreifen und verfügen gleichzeitig über entsprechende IT-Ressourcen, kann sich eine PaaS-Lösung wie Twilio empfehlen. Die sogenannte „Platform as a service“ bietet dem Kunden lediglich einen Framework an, mit dem jegliche Kommunikationswege (Telefon, Chat, SMS etc.) mit dem firmeninternen Backend über APIs (Programmierschnittstelle) verbunden werden können. Die dazugehörige Applikation muss vom Nutzer selbst programmiert werden. Dies hat den Vorteil, dass alle gewünschten Funktionen individuell umgesetzt und angepasst werden können. Features wie Spracherkennung oder AudioBots können vom Nutzer hinzugebucht und anschließend selbstständig in die eigene Software integriert werden.

Durch diese Flexibilität können Sie die Telefonanlage perfekt auf Ihr Unternehmen abstimmen. Neben diesem Vorteil kann bei einem potenziellen Wachstum oder veränderten Funktionsanforderungen schnell reagiert werden.

Fazit

Für die meisten Klein- und Mittelständler ist die Neuanschaffung oder Erweiterung der Telefonanlage ein ungeliebtes Thema: Schuld daran ist eine große Menge an fachlichem und technischem Know-How. Vergeuden Sie nicht Ihre wertvolle Arbeitszeit mit Stunden der Recherche, sondern lassen Sie sich bis zu drei individuell auf Sie zugeschnittene Angebote unserer Profis zukommen - und das kostenfrei und unverbindlich. Ihr persönlicher Ansprechpartner wird die Planung, Konzeption und Installation für Sie übernehmen, damit Sie schnell und einfach auf Ihre neue Telefonanlage zugreifen können.