Was ist die virtuelle Telefonanlage?

Virtuelle Telefonanlagen werden immer populärer, besonders Unternehmen profitieren von der modernen Software. Was genau virtuelle Telefonanlagen sind, welche Vorteile sie haben und was bei der Anschaffung zu beachten ist, erfahren Sie hier!

Was sind virtuelle Telefonanlagen?

Virtuelle Telefonanlagen, auch Cloud-Anlagen, Hosted PBX oder IP Centrex genannt, sind softwarebasierte Alternativen zu gewöhnlichen TK-Anlagen. Dabei beziehen Nutzer alle Funktionen aus dem Rechenzentrum eines Cloud-Anbieters. Die virtuelle Telefonanlage läuft über VoIP (Voice over IP). Das bedeutet, dass die Telekommunikation über das Internet läuft. Generell stellen die großen Telekommunikationsanbieter, beispielsweise die Telekom, das ISDN-Netzwerk ab und setzen auf All-IP. Dadurch geht der Trend in Richtung virtuelle Telefonanlage und eine IP-basierte TK-Anlage wird zukünftig die Mindestvoraussetzung zum Telefonieren sein.

So funktioniert die virtuelle Telefonanlage

Sie benötigen im Betrieb für die IP-Telefonie nur eine Internetverbindung sowie eine IP-fähiges Endgerät. Die Internetverbindung sollte möglichst schnelle Übertragungsraten haben damit Sie reibungslos telefonieren können. Der Betreiber nutzt Server und IP-Netze, um die Cloud-Telefonie zu ermöglichen. Das VoIP-Telefon wird per Ethernet-Kabel ins Firmennetzwerk integriert und mit einem Router verbunden. Gespräche führen Sie über das Internet. Bei der Internettelefonie werden die analogen Sprachsignale in digitale Datenpakete umgewandelt und über ein IP-Netzwerk an den Empfänger geschickt. Die virtuelle Telefonanlage wird vollständig über das Web an Ihrem Computer eingerichtet. Hierfür stellt der Provider verschiedene Konfigurations-Tools bereit. Für offene Fragen gibt es meist eine Telefonhotline an die Sie sich wenden können.

Was sind Voraussetzungen für eine virtuelle Telefonanlage?

Voraussetzung für die Nutzung der Cloud-Telefonie sind eine stabile Internetverbindung, ein Computer sowie ein Endgerät - beispielsweise ein Headset oder eine IP-basierte TK-Anlage. Zusätzlich besteht die Möglichkeit kostenlos Nebenstellen dazuzubuchen. Eine Nebenstelle ist eine Rufnummer unter der Mitarbeiter innerhalb sowie außerhalb der Firma erreichbar sind. Bleibt die Anzahl der Nebenstellen und Endgeräte unter 20, reicht eine ADSL- bzw. SDSL-Leitung meistens aus. Übersteigt die Anzahl der Nutzer die Stellen, sollte Sie auf eine VDSL-Leitung umsteigen.

Virtuelle Telefonie und Softphones

Um die virtuelle Telefonanlage außerhalb des Büros zu nutzen, installieren Sie ein Softphone auf Ihr Handy oder Tablet. Die Softphone-Software macht es möglich Cloud-Telefonanlagen auch ohne VoIP zu nutzen sofern es eine Internetverbindung am jeweiligen Standort gibt. Die Benutzeroberfläche eines Softphones gleicht meist der eines gewöhnlichen Telefons.

Die Einstellungen der virtuellen Anlage werden ebenfalls über Web-Anwendungen vorgenommen und angepasst. Klappt etwas mit dem Betrieb nicht, fällt eine Wartung an oder stehen Updates aus, liegt die Verantwortung bei dem Provider. Im Umkehrschluss müssen Sie weniger Zeit in diese notwendigen Maßnahmen investieren. Die virtuelle Telefonanlage entlastet Sie und Ihren Betrieb durch die einfache Handhabung sowie durch die folgenden Vorteile.

Kostenersparnis bei mehr Funktionalität

Ein Vorteil der virtuellen Telefonanlage ist die Kostenersparnis trotz der großen Bandbreite an Funktionen. Zusätzlich werden Ihnen über 150 Funktionen und Features bereitgestellt. Kosten für Anschaffung und Unterhalt einer gewöhnlichen Telefonanlage entfallen. Sie zahlen lediglich die Nebenstellen der virtuellen Anlage, die Sie tatsächlich nutzen.

Ortsunabhängigkeit

Früher war das Telefon durch ein Kabel mit der Telefonanlage im Keller oder einem Technikraum verbunden. Der Zugriff ist bei der virtuellen Anlage von jedem beliebigen Standort aus möglich sofern ein Softphone installiert und eine Internetverbindung vorhanden ist.

Flexibilität

Mit der Cloud-Anlage genießen Sie eine hohe Flexibilität. Werden nach Einstellen neuer Mitarbeiter Nebenstellen hinzugefügt, erweitern Sie die Anlage ganz einfach über die Weboberfläche. So passen Sie den Bedarf Ihres Unternehmens flexibel an die Anlage an. Wenn Sie Nebenstellen abbestellen möchten, ist dies genauso schnell mit ein paar Klicks erledigt. Die Optionen variieren je nach Anbieter.

Welche Anbieter gibt es?

Mittlerweile gibt eine ganze Bandbreite an Anbietern, die Cloud-Telefone vertreiben. Dazu zählen Placetel, sipgate oder NFON. Worauf Sie bei der Wahl des Anbieters achten sollten, haben wir Ihnen in einer Checkliste zusammengestellt.