Büro der Zukunft: Das Smart Office

Rund 30 Prozent der Bevölkerung nutzt smarte Geräte wie intelligente Steckdosen oder über das Smartphone steuerbare Staubsauger-Roboter. Werden Sprachassistenten wie Amazon Alexa oder Google Assistant zwischengeschaltet, sind die Geräte sogar mit Sprachbefehl bedienbar. Dabei begrenzt sich das Internet der Dinge (IoT) nicht nur auf den privaten Bereich. Es gibt bereits Unternehmen die smarte Lösungen für Büros und ganze Gebäude anbieten. Was im Privaten gut funktioniert und angenommen ist, hat auch Potential für den Arbeitsplatz.

Was heißt Smart Office?

Mit dem Smart Office sind nicht nur vereinzelte Geräte gemeint, sondern miteinander verbundene Systeme im Büro. Ein Beispiel hierfür sind die Heizung, Klimaanlage und Belüftung, welche aufeinander abgestimmt effizient und kostengünstig betrieben werden. Weitere Geräte wie elektronische Jalousien, welche im Sommer automatisch herunterfahren kühlen Schatten spenden, sind leicht zu ergänzen. Dieses Zusammenspiel ist auf viele Bereiche im Büro ausweitbar. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Der letzte Mitarbeiter verlässt am Freitag das Büro und vergisst die Türe abzuschließen. Sensoren registrieren, dass sich kein Mitarbeiter mehr im Gebäude befindet und melden dem smarten Schloss, dass es die Türe verriegeln soll. Das Büro ist über das Wochenende sicher verschlossen.

Wie funktioniert ein Smart Office?

Das bisherige Gebäudemanagement besteht aus vielen einzelnen, häufig unzureichend integrierten Systemen, die einzeln bedient werden. Darunter fallen beispielsweise verschiedene Sicherheitssysteme wie die Überwachungsanlage oder die Zugangssicherung. Über die Jahre steigt die Anzahl einzelner Systeme und damit auch der Aufwand diese zu steuern. Daraus resultieren Zusatzkosten, die mit dem vernetzten Smart Office vermeidbar sind. Es ist jedoch sehr umständlich, jedes einzelne System erneut aufzusetzen um es auf einen einheitlichen Übertragungsstandard zu bringen. Stattdessen werden bereits Lösungen angeboten, die mit der vorhandenen Infrastruktur des Unternehmens arbeiten und einfach alle technischen Geräte über einen Switch verbindet. Letzteres ist ein Netzwerkverteiler, in dem einzelne Netzwerkelemente verbunden werden. Sämtliche Technik im Büro kann so von einem Terminal oder einer App aus gelenkt werden. Hierfür werden Sensoren in den Räumlichkeiten angebracht, die beispielsweise Bewegungen, Helligkeit oder das Raumklima erfassen.

Smart Office steigert Sicherheit und Datenschutz

Die Kommunikation zwischen Sensoren und Geräten läuft über verschlüsselte IP-Netzwerkprotokolle. Also dieselben, über welche die sichere VoIP- beziehungsweise Cloud-Telefonie funktioniert. Somit sind auch Sicherheitssysteme problemlos ins Smart Office integrierbar. So ertönt bei einem Brand nicht nur der Feuermelder, sondern die Beleuchtung in den Fluchtwegen geht automatisch an und die Belüftung im Büro stoppt, um ein weiteres anfachen der Flammen zu vermeiden. Auch im Arbeitsalltag hilft das Smart Office beispielsweise Datenschutzbestimmungen besser durchzusetzen. So startet der Druckauftrag in einem Gemeinschaftsbüro erst, wenn sich der entsprechende Mitarbeiter in unmittelbarer Nähe befindet. Möglich ist dies über einen Chip am Schlüsselbund oder in der Zugangskarte.

Die Nachfrage nach Sensoren wächst

Eine Hauptkomponente der intelligenten Büros sind die Sensoren, welche sämtliche Daten sammeln. Sie kommen vermehrt auch in anderen Bereichen, wie der Automobilindustrie zum Einsatz. Denken Sie an die Einparkhilfe oder die automatischen Scheibenwischer: beide sind heute Standard und funktionieren mithilfe von Sensoren. Es wird prognostiziert, dass sich die Anzahl der Sensoren im Gebrauch zwischen 2015 und 2020 verdoppeln wird. Entsprechend groß ist die Nachfrage in den vergangenen Jahren geworden. Zeitgleich ist auch die Zahl der Anbieter für Sensoren gewachsen. Dadurch konnten zwar viel mehr Sensoren verkauft werden, doch der generierte Gewinn blieb seither auf einem niedrigen Niveau. Diese Entwicklung können Sie aus der nebenstehenden Grafik entnehmen. Die dunkleren Balken sind der erwirtschaftete Umsatz mit Sensoren, die hellen Balken stellen die verkaufte Stückzahl dar.

Ressourcen sparen dank hoher Energieeffizienz im Smart Office

Durch die Sensoren wird gewährleistet, dass nur so viel Energie verbraucht wird, wie wirklich notwendig ist. Sind Räume eine längere Zeit nicht besetzt, wird dies von Bewegungsmeldern registriert und die Lichter werden ausgeschaltet. Im nächsten Schritt wird die Lüftung gedrosselt, bis der Raum wieder genutzt wird. Ebenso werden die Lichtverhältnisse im Office durch Sensoren effizient reguliert. Bei schlechten Wetterverhältnissen wird mehr Licht benötigt, sodass die Lampen stärker leuchten. Scheint die Sonne wieder, werden die Lampen gedimmt. In beiden Fällen ist immer eine optimale Helligkeit zum Arbeiten gewährleistet. Selbst der gewünschte Farbton kann angegeben werden. Einen noch größeren Effekt auf die Energiebilanz hat jedoch die Heizungsanlage. Auf höchster Stufe aufgedrehte Heizkörper sind Energieverschwendung, insbesondere Nachts und am Wochenende, wenn niemand mehr im Büro ist. Durch das Smart Office können Heizungen automatisch reguliert werden. Wenn abends oder über das Wochenende niemand mehr im Büro ist, fährt die Heizungsanlage von alleine runter. Vergessene Heizkörper auf höchster Stufe gehören somit der Vergangenheit an. Unter dem Strich wird im Smart Office nicht nur viel Energie und damit Geld gespart, sondern auch die Umweltbilanz des Unternehmens aufgewertet.

Individuelles Arbeitsumfeld fördert Komfort und Produktivität

Neben den allgemeinen Einstellungen für das komplette Bürogebäude, sind individuelle Konfigurationen per App möglich. So kann der Arbeitnehmer Helligkeit und Temperatur für sein persönliches Wohlbefinden anpassen. Wenn Sie bedenken, dass Menschen den Großteil ihres Lebens Bürogebäuden, ist dies ein wichtiger Faktor hinsichtlich guter Lebensqualität. Letzteres zählt besonders stark für die junge Generation Y auf dem Arbeitsmarkt. Rund um zufriedene Mitarbeiter sind stärker ans Unternehmen gebunden, neigen seltener dazu, dieses zu wechseln und sind erwiesenermaßen produktiver.

Smart Buildings sind auf dem Vormarsch

Für wen das Smart Office noch nach Science-Fiction klingt, sollte sich festhalten, denn es werden bereits Smart Buildings gebaut. Das Smart Building ist ein IP-basiertes Gebäudemanagement, welches nicht erst nachträglich bestehende Infrastrukturen miteinander verknüpft, sondern bereits smart konzipiert ist. Dabei sind alle Systeme in der gleichen Weise im Gebäude integriert und miteinander vernetzt. In Berlin wird das Smart Building cube berlin gebaut, welches bis Mitte 2019 fertig sein soll. Für die Unternehmen die sich dort niederlassen, gibt es sogar eine eigene App nur für das Gebäude. Hierüber wird quasi alles geregelt: automatisierter Zugang mit Personenerkennung, individuelle Einstellungen für das Office, die Navigation im Gebäude, Bestellungen und Abrechnungen und vieles mehr. Das Konzept versucht das Arbeitsumfeld für Menschen so angenehm wie möglich zu gestalten. zusätzlich sollen durch das komfortable Arbeitsumfeld Produktivität und Innovation gefördert werden.

Was sind die Nachteile vom Smart Office?

So viele Vorteile das Smart Office und das Smart Building bringen, gibt es auch hier Schattenseiten. Für jede Anwendung müssen von vielen Sensoren, unzählige Daten gesammelt werden. Dabei sind es oft Daten, die auf einzelne Personen zurückzuführen sind. Es ist zum Beispiel genau nachzuhalten, wie viel jemand ausdruckt, wie oft eine Raucherpause eingelegt oder die Toilette aufgesucht wird. Daher ist eine transparente und offene Kommunikation zwischen Unternehmensführung und Mitarbeitern wichtig. Angestellte müssen selber entscheiden, welche Informationen getrackt werden dürfen und welche nicht. Ebenso ist eine Einweisung für ältere oder technisch ungeschulte Mitarbeiter notwendig. Nur so ist sichergestellt, dass sich niemand benachteiligt fühlt.