Das Vorstellungsgespräch am Telefon

Ein Vorstellungsgespräch am Telefon ist die ideale Lösung für den Erstkontakt. Wir haben für Euch die wichtigsten Tipps für ein erfolgreiches Telefoninterview.

Ein Bewerbungsprozess erfordert von beiden Seiten eine gute Organisation. Weite Wege zum Vorstellungsgespräch sind mit Reisekosten verbunden. Zudem ist es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer schwierig, einen gemeinsamen Termin zu finden. Eine lange Anfahrt schränkt das erfolgreiche Recruiting eines Unternehmens ein und schreckt qualifizierte Bewerber ab. Ein telefonisches Gespräch ist zeit- und kostensparend und mit geringerem organisatorischem Aufwand verbunden.

Tipps für Personaler und Bewerber

Machen Sie sich als Personaler in erster Linie darum Gedanken, wer an dem Gespräch teilnimmt. Wichtig ist eine Beteiligung der Mitarbeiter, die die neuen Kollegen später einarbeiten und bewerten. Ausschlaggebend ist der professionelle Umgang mit den Bewerbern. Neben dem üblichen Kundenkontakt, wirkt sich auch der Recruiting Prozess auf das Image eines Unternehmens aus. Auf dem Portal Kununu bewerten Bewerber und Arbeitnehmer beispielsweise mehr als 850.000 Unternehmen nach Kriterien, wie das Verhalten des Vorgesetzten.

Für Personaler ist die Auswahl der vielversprechenden Kandidaten durch mehrere Vorstellungsgespräche am Telefon leichter zu organisieren. Was sind die Vorteile für den Bewerber? Gerade angespannte Menschen lassen sich bei einem direkten Gespräch schnell aus der Ruhe bringen. Da am Telefon nur die Stimme zählt, spielen nervöse Mimik und Gestik vorerst keine Rolle. Für Personen, die mit ihrer Körpersprache überzeugen, ist das Telefoninterview eher ein Verlust. Zu einem erfolgreichen telefonischen Vorstellungsgespräch gehört jedoch mehr als ein Telefon und gute Stimmbänder:

Lärm vermeiden
Achten Sie als Bewerber darauf, dass im Hintergrund kein Radio, Fernseher oder Musik läuft. Hinderlich sind auch private Gespräche oder der Straßenlärm, der durch ein geöffnetes Fenster schallt. Solche Geräusche stören das Gespräch und wirken gedankenlos. Außerdem, fördert eine ruhige Atmosphäre die Konzentration.

Vermeiden Sie ebenso als Personaler Störquellen, wie den Austausch zwischen anderen Kollegen. Ein leerer Meetingraum wirkt professionell und sorgt für eine ruhige Gesprächsatmosphäre.

Fragen und Antworten vorbereiten
Bereiten Sie sich als Bewerber genauso gut auf das Telefongespräch vor, wie auf ein persönliches Bewerbungsgespräch. Ein Personaler kann immer nach dem eigenen Interesse am Unternehmen fragen. Notizen verschaffen Ihnen einen Überblick über die Geschichte und Struktur eines Betriebs. Die Frage nach dem Gehalt heben Sie sich wieder rum lieber für das persönliche Vorstellungsgespräch auf.

Personaler sollten sich beim Telefoninterview einen Überblick über den Bewerber verschaffen. Überprüfen Sie am Telefon die Ausschlusskriterien, statt ins Detail zu gehen. Außerdem schätzen Bewerber es, wenn Unternehmer am Ende des Gesprächs über ihr Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle erzählen.

Unterlagen vorbereiten und bereithalten
Der Vorteil an einem Telefoninterview liegt darin, im Notfall in die eigenen Unterlagen spicken zu können. Idealerweise haben Sie als die Bewerber die Unterlagen immer griffbereit. Dann müssen Sie für eine Frage nicht viel herumblättern.

Als Führungskraft hilft Ihnen ein Leitfaden dabei, mehrere Gespräche untereinander zu vergleichen und auszuwerten. Die vorbereiteten Informationen erleichtern es Ihnen, sich ganz auf den Bewerber zu konzentrieren. Ein gut vorbereiteter Arbeitnehmer nimmt schnell wahr, ob sich der Arbeitgeber tatsächlich mit seinen Unterlagen beschäftigt hat.

Personaler/Bewerber ausreden lassen
Bei einem Telefongespräch ist es schwierig abzuschätzen, wann der Gesprächspartner seinen Redeanteil beendet. Versuchen Sie als Bewerber dem Personaler während einer Frage oder Erklärung nicht dazwischen zu reden. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die jeweiligen Fragen und reagieren mit einer ausführlichen Antwort.

Legen Sie als Arbeitgeber direkt am Anfang einen Gesprächsablauf fest. So kann sich der Bewerber besser auf die jeweiligen Fragen und Redeanteile seinerseits einstellen.

Mimik und Gestik
Auch am Telefon zeigt ein Lächeln eine große Wirkung. Unsere Mimik und Gestik ist eng mit der Sprache und Ausdrucksweise verbunden. Mit einem Lächeln im Gesicht wirkt die Stimme gleich wärmer und sympathischer. Auch die Wahl der Kleidung wirkt sich unbewusst auf unser Verhalten aus.

Vergessen Sie nicht Hörerrückmeldung zu geben. Einfache Kürzel wie "verstehe", "ja" oder "mhm" geben dem Gesprächspartner das Gefühl, dass Sie noch am Hörer sind und zuhören. Besonders am Telefon ist es wichtig, einen Redebeitrag ausreichend zu bestätigen.

Notizen machen
Notieren Sie sich als Personaler während des Telefoninterviews alle wichtigen Informationen zu dem jeweiligen Bewerber. Das hilft Ihnen dabei, die Informationen später ordentlich nachzubereiten. Erscheint der Bewerber nach einigen Wochen zu einem persönlichen Gespräch, rufen Sie die Inhalte aus dem Telefongespräch schneller ab.

Auch als Bewerber schadet es nicht, seine Notizen zu dem Unternehmen während des Gesprächs zu vervollständigen. So sind sie beim richtigen Vorstellungsgespräch auf dem Laufenden.

Vorstellungsgespräch per Video

Im Gegensatz zum Telefongespräch kommt beim Vorstellungsgespräch per Video Mimik und Gestik hinzu. Für Personaler und Bewerber lohnt sich daher ein gutes Zubehör wie Kamera, Headset und Mikrofon. Sorgen Sie beim Videogespräch als Bewerber und Arbeitgeber für ein professionelles Umfeld. Im Hintergrund sollten keine privaten Bilder oder unsortierte Dokumente zu sehen sein.

Nutzen Sie als Bewerber geschicktes Licht, um sich selbst gut in Szene zu setzen. Vermeiden Sie Frontlampen und schmeicheln Sie ihrem Antlitz mit einem Licht, das von schräg oben auf Sie herab scheint. Außerdem wirkt das Licht weicher, wenn Sie ihre Lampe mit Pergamentpapier abdecken. Ein häufiger Fehler beim Videointerview ist der fehlende Augenkontakt. Viele Bewerber schauen auf den Bildschirm oder auf das kleine Videobild. Vorteilhafter ist der direkte Blick in die Kamera. Auf dem Markt gibt es viele Apps und Softwarelösungen für Videokonferenzen. Hier finden Sie die gängigsten Programme wie Skype oder Google Handgouts im Vergleich.

Weniger typisch ist ein zeitversetztes Videointerview. Das Programm leitet den Bewerber anhand eines Links durch das Interview mit vorgegebener Antwortzeit. Die Software zeichnet das Gespräch auf und das Unternehmen wertet dieses im Nachhinein aus. Eine solche Lösung ist zwar unpersönlich, hilft Personaler aber dabei viele Bewerbungen effizient zu organisieren. Zudem können Bewerber bis zur gesetzten Frist frei entscheiden, wann sie das Interview führen wollen.

Die richtige TK-Anlage

Statt eines Handys, sollten Bewerber lieber auf ein Festnetztelefon zurückgreifen. Das hat in vielen Fällen die zuverlässigere Verbindung. Beim Handy ist es wichtig, dass das Akku aufgeladen und das Netz stabil ist.

Eine professionelle Cloud Telefonanlage erleichtert vor allem Personalern die Telefonkonferenzen mit mehreren Bewerbungsgesprächen. Der Arbeitgeber kann seine Termine genau planen. Je nach Möglichkeit, erhält der Bewerber eine entsprechende Rufnummer und PIN für den Zugang zur Konferenz. Das passende Headset garantiert zusätzlich eine hohe Tonqualität, um den Bewerber gut zu verstehen.

Ein Vorstellungsgespräch am Telefon ersetzt kein persönliches Treffen zwischen Bewerber und Arbeitgeber. Es ist aber eine gute Chance vorab zu selektieren welcher Bewerber / welches Unternehmen Potential hat - und das mit geringem Aufwand für beide Parteien.